Quando uma empresa tem um sistema de gestão, ela está tentando organizar as tarefas e, por isso, ele é visto como um automatizador e otimizador de processos de trabalho. Principalmente quando as tarefas são feitas por equipes enxutas.
É neste contexto que o Sistema de Gestão Ambiental, conhecido pela sigla SGA, surge como uma ferramenta para enquadrar as empresas na nova (nem tão nova) era do desenvolvimento sustentável.
Seguir esse programa traz diversos benefícios não só em relação aos aspectos e impactos ambientais, mas também quanto aos processos e às finanças de uma organização.
Quer entender o que é o Sistema de Gestão Ambiental e qual o seu objetivo e importância dentro das empresas? Leia este artigo até o final e descubra tudo que precisa.
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O que é Sistema de Gestão Ambiental?
O Sistema de Gestão Ambiental (SGA) é um conjunto de procedimentos, técnicas e processos que ajudam as organizações a gerenciar e melhor controlar os aspectos e impactos ambientais de suas operações. É um processo que pode ser aplicado a qualquer organização, independentemente do tamanho ou setor.
O SGA ajuda as organizações a integrar considerações ambientais em suas operações diárias para que possam identificar e controlar os impactos no meio ambiente. Ele é regulamentado pela NBR ISO 14001, que é uma norma internacional para gestão ambiental formada por um conjunto de práticas e políticas organizacionais que tem como objetivo unir as práticas econômicas com um desenvolvimento ambiental saudável. Tendo como objetivo principal conter o cenário econômico voltado para a exploração de recursos e orientar as empresas para a preservação ambiental.
Não é apenas um conjunto de listas de verificação ou procedimentos, mas um sistema completo de como gerenciar o impacto da sua organização no meio ambiente para aumentar a eficiência das empresas e diminuir a quantidade de recursos e impactos no meio ambiente.
Para implementar um SGA eficaz, uma organização deve ter um plano para gerenciar os riscos e oportunidades relacionados às suas operações. O plano também deve incluir como a organização medirá seu desempenho em relação aos objetivos ambientais definidos.
Ao seguir o Sistema de Gestão Ambiental, a empresa conta com métodos para selecionar e monitorar toda a cadeia de abastecimento e distribuição, o que evita sanções e penalizações, devido ao enquadramento da organização como corresponsável por uma infração ambiental cometida pelo seu fornecedor.
Quais os objetivos do Sistema de Gestão Ambiental?
Os objetivos do Sistema de Gestão Ambiental são identificar, monitorar e controlar os impactos das atividades de uma empresa no meio ambiente.
Ele é projetado para minimizar os impactos adversos sobre o meio ambiente, maximizando os benefícios econômicos e o bem-estar social. O SGA deve ser aplicado no dia-a-dia da empresa, garantindo a sua evolução contínua e o cumprimento dos requisitos regulamentares.
Benefícios do Sistema de Gestão Ambiental
Adotando o SGA a empresa terá benefícios, como a melhora da imagem junto à sociedade, redução de riscos que hoje em dia estão relacionados com os investimentos (os investidores procuram diminuir os seus riscos e com isso apostam em empresas com SGA e certificações ambientais) e estará em conformidade com a lei.
Outros objetivos que podem ser citados:
- Aumento do desempenho ambiental;
- Controle ou influência no modo em que os produtos e serviços da empresa são projetados, fabricados, distribuídos, consumidos e descartados;
- Melhor relacionamento com órgãos de fiscalização ambiental;
- Melhor relacionamento com o poder público;
- Redução de custos: gastar menos com o consumo de energia e água e gerar receita ao comercializar e reutilizar resíduos;
- Menos multas e passivos ambientais;
- O fortalecimento da imagem da empresa junto à comunidade, assim como aos fornecedores, stakeholders, clientes e autoridades também entra na lista das vantagens de se seguir um modelo verde de gerenciamento.
A importância da gestão de resíduos no Sistema de Gestão Ambiental
A gestão de resíduos possibilita o controle sobre os resíduos, o acompanhamento do ciclo de vida deles, o impacto ambiental e o estabelecimento de objetivos e metas para redução na geração de resíduos.
Já falamos dos benefícios do SGA, que com a reciclagem dos resíduos é possível gerar receita para a empresa. Com a gestão de resíduos prevista no SGA, as empresas podem reduzir os riscos ambientais relacionados a descartes, aumentando a sustentabilidade.
Com a gestão de resíduos, a empresa estará dentro dos requisitos legais estabelecidos pelo âmbito federal, estadual e municipal. Isto poderá ser alcançado com os documentos que comprovem a rastreabilidade dos resíduos.
As organizações que têm uma gestão de resíduos têm a capacidade de evitar desperdícios, além de reutilizar os materiais que antes eram descartados, reduzindo assim custos com a aquisição de matéria-prima.
Como implantar um sistema de gestão ambiental?
Construir um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) pode parecer uma tarefa esmagadora para uma organização menor, mas não precisa ser. Tomado em etapas, é um trabalho que as organizações de pequeno e médio porte podem enfrentar.
A base para a abordagem que sustenta o SGA é fundamentada no conceito PDCA (Planejar, Executar, Avaliar e Agir).
A seguir estão as etapas que devem ser executadas em cada parte do PDCA:
Planejar
Etapa 1: definir as metas da organização para o SGA
O primeiro passo no planejamento do SGA é decidir porque você está buscando o desenvolvimento de um SGA. Você está tentando melhorar seu desempenho ambiental (por exemplo, conformidade com regulamentos ou prevenção da poluição)? Anote seus objetivos e consulte-os com frequência à medida que avança. Ao projetar e implementar o SGA, faça as seguintes perguntas: Como essa tarefa nos ajudará a alcançar nossos objetivos? Como devemos definir o escopo do projeto? (ou seja, qual é a linha divisória da organização que o EMS cobrirá? Um local ou vários locais? Devemos “pilotar” o SGA em um local e implementar o sistema em outros locais posteriormente?).
Etapa 2: garantir o compromisso da alta administração
Uma das etapas mais críticas no processo de planejamento é obter o compromisso da alta administração para apoiar o desenvolvimento e a implementação. A administração deve primeiro entender os benefícios do sistema e o que será necessário para implantar um SGA. Para desenvolver esse entendimento, explique os pontos fortes e as limitações de sua abordagem atual e como essas limitações podem afetar o desempenho financeiro e ambiental da organização. A administração também tem o papel de garantir que as metas sejam claras e consistentes com outras metas organizacionais. O compromisso da administração deve ser comunicado a toda a organização.
Etapa 3: selecione um campeão
Nem todas as organizações de pequeno ou médio porte têm o luxo de escolher entre vários candidatos, mas a escolha de um campeão de projeto é fundamental. O campeão deve ter a autoridade necessária, uma compreensão da organização e habilidades de gerenciamento de projetos. O campeão deve ser um “pensador de sistemas” (experiência em ISO 9000 ou ISO 14001 pode ser uma vantagem, mas não é necessária), deve ter tempo para se comprometer com o processo de construção de e deve ter suporte da alta administração.
Etapa 4: construir uma equipe de implementação
Uma equipe com representantes das principais funções de gerenciamento (como engenharia, finanças, recursos humanos, produção e/ou serviço) pode identificar e avaliar problemas, oportunidades e processos existentes. Inclua contratados, fornecedores ou outras partes externas como parte da equipe do projeto, quando apropriado. A equipe precisará se reunir regularmente, especialmente nos estágios iniciais do projeto. Uma equipe multifuncional pode ajudar a garantir que os procedimentos sejam práticos e eficazes, e pode criar comprometimento e “propriedade” do SGA.
Etapa 5: realizar a reunião inicial
Uma vez que a equipe tenha sido selecionada, faça uma reunião inicial para discutir os objetivos da organização na implementação, os passos iniciais que precisam ser dados e os papéis dos membros da equipe. Se possível, peça à alta administração que descreva seu compromisso nesta reunião. A reunião inicial também é uma boa oportunidade para fornecer algum treinamento para os membros da equipe. Acompanhe esta reunião com uma comunicação a todos os funcionários.
Etapa 6: Conduzir a Revisão Preliminar
A próxima etapa é a equipe realizar uma revisão preliminar de sua conformidade atual e de outros programas/sistemas ambientais e compará-los com os critérios do seu SGA (como ISO 14001:2015). Avalie a estrutura, procedimentos, políticas, impactos ambientais, programas de treinamento e outros fatores de sua organização. Considere utilizar uma ferramenta de autoavaliação ISO 14001 ou incorporar outras ferramentas de análise de lacunas.
Etapa 7: preparar orçamento e cronograma
Com base nos resultados da revisão preliminar, prepare um plano de projeto e orçamento. O plano deve descrever em detalhes quais ações-chave são necessárias, quem será responsável, quais recursos são necessários e quando o trabalho será concluído. Mantenha o plano flexível, mas defina algumas metas estendidas. Pense em como você manterá o foco e o impulso do projeto ao longo do tempo. Procure por potenciais “sucessos iniciais” que possam ajudar a criar impulso e reforçar os benefícios.
Etapa 8: recursos seguros, assistência
O plano e o orçamento devem ser revisados e aprovados pela alta administração. Em alguns casos, pode haver financiamento externo ou outros tipos de assistência que você pode usar (de uma associação comercial, um escritório estadual de assistência técnica etc.).
Etapa 9: Envolva os funcionários
A propriedade do SGA será muito melhorada pelo envolvimento significativo dos funcionários no processo de desenvolvimento do. Os colaboradores são uma grande fonte de conhecimento sobre questões ambientais, de saúde e segurança relacionadas às suas áreas de trabalho, bem como sobre a eficácia dos processos e procedimentos atuais. Esses funcionários podem ajudar a equipe do projeto na elaboração dos procedimentos.
Etapa 10: Monitorar e comunicar o progresso
Ao construir o sistema certifique-se de monitorar regularmente seu progresso em relação às metas e ao plano do projeto e comunique esse progresso dentro da organização. Certifique-se de comunicar as realizações que foram feitas e descrever o que acontecerá a seguir. Construa pequenos sucessos. Certifique-se de manter a alta administração informada e engajada, especialmente se recursos adicionais forem necessários.
Executar
Etapa 1: identificar as obrigações de conformidade (anteriormente requisitos legais e outros)
Um primeiro passo no processo de construção é entender as obrigações de conformidade (ou requisitos legais e outros) que se aplicam às suas atividades, produtos e serviços. Essa etapa é importante para entender as obrigações de conformidade e como esses requisitos afetam seu design geral. Por exemplo, você pode ter uma operação coberta por uma licença de qualidade do ar ou pode fornecer um serviço que resulte na geração de resíduos regulamentados. Seu SGA deve incluir processos para garantir que todas as obrigações de conformidade sejam atendidas.
Etapa 2: Identificar Aspectos Ambientais e Atividades, Produtos e Serviços Relacionados
Depois de entender as obrigações de conformidade, você deve avaliar como sua organização interage com o ambiente. Identifique todos os seus aspectos e impactos ambientais e determine quais são significativos. Alguns aspectos ambientais podem ser regulamentados, enquanto outros não. Por exemplo, se você identificar a geração de uma determinada emissão atmosférica como um aspecto ambiental significativo, ajudaria saber quais operações geram tais emissões atmosféricas. Também pode ajudar a saber se essas emissões atmosféricas são monitoradas ou medidas de alguma forma.
A coleta dessas informações em um estágio inicial o ajudará a implementar os elementos subsequentes. Você pode usar um formulário para capturar essas informações. Uma ressalva: simplesmente porque você identifica uma atividade de controle e/ou monitoramento existente relacionada a uma operação ou atividade específica, não assuma que esses controles sejam adequados para fins. A adequação desses controles dependerá de vários fatores, incluindo as metas e objetivos do SGA.
Etapa 3: definir pontos de vista das partes interessadas
Reúna informações sobre os pontos de vista de suas “partes interessadas” ou partes interessadas. As partes interessadas podem incluir vizinhos, grupos de interesse, clientes e outros. Seus pontos de vista podem abordar como sua organização afeta o meio ambiente, quão bem você está cumprindo as obrigações ambientais e se sua organização é uma “boa vizinha”, entre outros tópicos. A coleta dessas informações permite que você considere a contribuição das partes interessadas no desenvolvimento de sua política ambiental. Depois de avaliar suas obrigações de conformidade e aspectos ambientais, você deve estar em uma boa posição para ter diálogos significativos com essas partes interessadas.
Etapa 4: Preparar a Política Ambiental
Neste ponto, você deve ter uma base sólida para desenvolver (ou alterar) uma política ambiental. O uso das informações desenvolvidas nas três etapas anteriores permite que sua organização prepare uma política que seja relevante para a organização e os principais problemas que ela enfrenta. Você deve entender o quão bem você está gerenciando as principais questões. Por exemplo, informações sobre os pontos de vista de seus stakeholders podem ser valiosas no desenvolvimento de uma política ambiental.
Etapa 5: definir as principais funções e responsabilidades
Uma vez que a política ambiental tenha sido escrita, você pode começar a definir os principais papéis e responsabilidades dentro do SGA. Nesta fase de implementação, concentre-se nas responsabilidades de “nível superior”, como as funções e responsabilidades da alta administração, dos principais líderes funcionais e da equipe ambiental. Uma vez que os principais papéis e responsabilidades tenham sido definidos, obtenha a contribuição desses indivíduos na próxima etapa do processo – estabelecimento de objetivos e metas. As responsabilidades do SGA para outros cargos ou funções específicas serão identificadas em uma etapa posterior.
Passo 6: Estabeleça Objetivos e Metas
Esses objetivos devem ser consistentes com sua política ambiental e as análises que você realizou sobre as obrigações de conformidade, aspectos e impactos ambientais e as opiniões das partes interessadas, etc.
Você identificou as operações e atividades relacionadas aos aspectos e impactos ambientais, e os principais papéis e responsabilidades. Essas informações o ajudarão a determinar as funções relevantes dentro da organização para alcançar objetivos e metas. Por exemplo, se você definir um objetivo para reduzir a geração de resíduos perigosos em 10% este ano, você também deve saber quais partes da organização devem estar envolvidas para atingir esse objetivo.
Etapa 7: Desenvolver Programas de Gestão Ambiental, Identificar Controles Operacionais e Identificar Necessidades de Monitoramento e Medição
Você está agora em uma das etapas mais desafiadoras (e potencialmente mais valiosas). Você está pronto para lidar com vários elementos simultaneamente. Esses elementos incluem o desenho de programas de gestão ambiental (PGAs), a identificação inicial dos controles operacionais necessários e a identificação inicial das necessidades de monitoramento e medição. Você já deve ter uma vantagem nesta etapa, pois identificou operações e atividades relacionadas aos seus aspectos ambientais significativos, bem como processos de controle e monitoramento existentes, várias etapas atrás.
Compile uma lista de suas necessidades de controle e monitoramento operacional. Ao desenvolver seus SGAs, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
Como controlamos essa operação ou atividade agora?
Esses controles são adequados para atender aos nossos objetivos e garantir a conformidade?
Se forem necessários controles adicionais, que tipos de controles fazem sentido?
Que tipo de monitoramento / medição é necessário para acompanhar nosso progresso no alcance dos objetivos e garantir que os controles operacionais sejam implementados conforme planejado?
Esse processo geralmente é repetitivo. Você pode precisar revisitar seus programas de gestão ambiental, controles operacionais e processos de monitoramento ao longo do tempo para garantir que eles sejam consistentes e atualizados.
Etapa 8: Estabeleça Ação Corretiva, Controle de Documentos e Processos de Gerenciamento de Registros
Nesta fase de implementação, seu SGA começará a gerar alguns documentos (como procedimentos e formulários) e registros que demonstram que diversos processos estão sendo realizados. Você precisa de uma maneira eficaz de gerenciar os registros que gera. Estabelecer procedimentos para ação corretiva/preventiva, controle de documentos e gerenciamento de registros. Esses três processos são essencialmente funções de “manutenção do sistema”. À medida que você desenvolve e implementa procedimentos, instruções de trabalho e outros documentos, você precisará de um processo para controlar a geração e modificação desses documentos para garantir que você possa corrigir os problemas quando eles ocorrerem, bem como gerenciar os registros adequadamente.
Etapa 9: Estabeleça Controles Operacionais e Processos de Monitoramento
Consulte a lista de controles operacionais e necessidades de monitoramento da Etapa 7. Use um modelo para o desenvolvimento de instruções de trabalho ou procedimentos operacionais padrão. Os funcionários que trabalham em operações ou atividades relevantes podem fornecer suporte aqui.
Etapa 10: definir funções e responsabilidades específicas do trabalho
As funções e responsabilidades devem abordar os controles operacionais específicos e os processos de monitoramento discutidos acima. Você também pode documentar essas responsabilidades em uma matriz de treinamento de competências ou em algum outro formulário que seja facilmente comunicado aos funcionários.
Etapa 11: Planejar e conduzir a conscientização inicial do funcionário
O treinamento inicial de conscientização dos funcionários deve ser realizado para promover a compreensão dos esforços da organização e o progresso feito até o momento. Como primeiro passo, treine os funcionários sobre a política ambiental e outros elementos. Discutir os impactos ambientais de suas atividades, quaisquer procedimentos novos ou modificados, os objetivos e metas da organização, bem como suas responsabilidades. Se você tiver contratados ou outros em seu local que não sejam funcionários de sua organização, considere se esses outros indivíduos devem ser incluídos nessas sessões de treinamento de conscientização.
Etapa 12: Estabeleça outros procedimentos no nível do sistema
Alguns procedimentos em nível de sistema (como o procedimento de identificação de aspectos ambientais) foram desenvolvidos em estágios iniciais do processo. Neste ponto, você pode estabelecer quaisquer outros procedimentos necessários. Esses outros procedimentos de nível de sistema podem incluir, por exemplo:
- Treinamento e conscientização dos funcionários,
- Comunicação interna e externa,
- Preparação e resposta a emergências,
- Auditoria EMS (interna ou externa), e
- Revisão de gerenciamento.
Etapa 13: Preparar a documentação do SGA (por exemplo, manual)
Depois de estabelecer funções e responsabilidades e definir todos os procedimentos de nível de sistema, preparar um manual ou algum outro tipo de documentação que capture todas as informações relacionadas deve ser uma questão relativamente simples. A pasta de manual/documentação deve resumir os resultados de seus esforços. Deve descrever os processos desenvolvidos, definir os papéis e responsabilidades, bem como outros elementos do SGA. É importante descrever os links entre os elementos do sistema e fornecer orientação para outros documentos do sistema. Mantenha a pasta manual/documentação simples – não há necessidade de fornecer grandes detalhes sobre nenhum processo específico do sistema.
Etapa 14: Planejar e conduzir treinamento específico para funcionários
Uma vez que os procedimentos e outras documentações do sistema tenham sido preparados, você estará pronto para realizar um treinamento específico para funcionários. Como primeiro passo, identifique necessidades específicas de treinamento. O treinamento de funcionários deve ser projetado para garantir a compreensão de (1) processos-chave do sistema, (2) controles operacionais relacionados a seus trabalhos específicos e (3) qualquer monitoramento ou medição pelos quais sejam responsáveis. Neste ponto, você deve ter processos suficientes para começar a “Avaliar” seu SGA.
Avaliar
Verificação: Verificação, incluindo monitoramento e ação corretiva
Conforme discutido anteriormente, é recomendável que seu SGA seja construído no modelo “Planejar, Fazer, Verificar, Agir” para garantir que as questões ambientais sejam sistematicamente identificadas, controladas e monitoradas. O uso dessa abordagem ajudará a garantir que o desempenho melhore com o tempo e que você atinja seus objetivos.
Esta etapa continua o plano de ação passo a passo para “avaliar” seu SGA. Uma abordagem é discutida abaixo.
Conduzir auditorias internas de EMS
Uma vez que os auditores internos tenham sido selecionados e treinados, você deve projetar e iniciar o processo de auditoria interna. Neste ponto, você deve ter processos suficientes para realizar auditorias significativas. Muitas organizações acham que é mais fácil começar com auditorias menores e mais frequentes do que auditar todo o SGA de uma só vez. Essas auditorias iniciais podem servir como uma ferramenta de aprendizado. Os registros de auditoria devem ser gerenciados de acordo com o processo de gerenciamento de registros. Uma vez que os resultados da auditoria são conhecidos, use o processo de ação corretiva e preventiva para resolver quaisquer problemas identificados.
Agir
Agir: Revisar, incluindo revisões de progresso e agir para fazer as mudanças necessárias no SGA
Esta etapa continua o plano de ação passo a passo para desenvolver e implementar os elementos de um SGA. Neste ponto do Ciclo, você pode ter identificado problemas e deve agir para resolver esses problemas. Uma abordagem, as revisões gerenciais, é discutida abaixo.
Realização de revisões gerenciais
Use os resultados de suas auditorias internas (juntamente com outras informações sobre o SGA) para realizar revisões gerenciais regulares. O gerenciamento de sua organização deve considerar a necessidade de quaisquer alterações com base em sua revisão e fazer atribuições para quaisquer revisões necessárias. Tais atribuições devem ser consistentes com os papéis e responsabilidades previamente estabelecidos. Depois de atuar sobre os resultados da revisão gerencial, as tarefas executadas na etapa de “Plano” devem ser revisadas, dando continuidade ao processo de “círculo completo”.
Ufa, tem várias etapas um Sistema de Gestão Ambiental, mas agora você viu que não é tão complicado colocá-lo em prática.
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